Office Management Manual for Local Government Institutions
This draft manual, prepared by the Kerala Institute of Local Administration (KILA) under the Kerala Local Government Service Delivery Project (KLGSDP), serves as a comprehensive guide for efficient office management in Grama Panchayats and other local government institutions in Kerala. Spanning 221 pages, it covers essential topics such as file procedures, record management, committee meetings, Grama Sabha operations, staff duties, engineering wing protocols, Total Quality Management (TQM), transparency measures, and e-governance. The document includes detailed annexures with forms for services like birth/death registrations, building permits, licenses, and pensions. Aimed at promoting good governance and citizen-centric services, this manual is based on the Kerala Panchayat Raj Act, 1994, and incorporates TQM principles for institutional improvement. Ideal for local administrators, elected representatives, and researchers in local governance.
കേരള സർക്കാരിന്റെ ലോക്കൽ ഗവൺമെന്റ് ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂഷനുകൾക്കായുള്ള ഓഫീസ് മാനേജ്മെന്റ് മാന്വൽ (Office Management Manual for Local Government Institutions) എന്ന ഈ ഡ്രാഫ്റ്റ് ഡോക്യുമെന്റ്, കേരള ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് ഓഫ് ലോക്കൽ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (KILA) യുടെ നേതൃത്വത്തിൽ KLGSDP യുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ തയ്യാറാക്കിയതാണ്. 2017 മെയ് മാസത്തിൽ പ്രസിദ്ധീകരിച്ച ഈ മാന്വൽ, ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ ഓഫീസ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുന്നു. മൊത്തം 221 പേജുകളുള്ള ഈ ഡോക്യുമെന്റ്, ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ ഭരണപരമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ, ഫയൽ പ്രൊസീജറുകൾ, റെക്കോർഡ് മാനേജ്മെന്റ്, മീറ്റിങ്ങുകൾ, ഗ്രാമസഭ, ജീവനക്കാരുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, എൻജിനീയറിങ് വിങ്, ടോട്ടൽ ക്വാളിറ്റി മാനേജ്മെന്റ് (TQM), ട്രാൻസ്പരൻസി, ഇ-ഗവേണൻസ് തുടങ്ങിയ വിഷയങ്ങൾ വിശദമായി ചർച്ച ചെയ്യുന്നു.
മാന്വലിന്റെ പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ ഇങ്ങനെ:
ഇൻട്രൊഡക്ഷൻ: കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് ആക്ടിന്റെ പശ്ചാത്തലത്തിൽ ഓഫീസ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രാധാന്യം വിശദീകരിക്കുന്നു.
ഓഫീസ് പ്രൊസീജറുകൾ: ഫയൽ പ്രൊസസിങ്, കറസ്പോണ്ടൻസ്, ഡിസ്പാച്ച്, സ്യൂട്ടുകളുടെ കൈകാര്യം തുടങ്ങിയവ.
റെക്കോർഡ് മാനേജ്മെന്റ്: റെക്കോർഡുകളുടെ സംരക്ഷണം, ഡിസ്പോസൽ ഷെഡ്യൂൾ.
മീറ്റിങ്ങുകളും ഗ്രാമസഭ: സ്റ്റാൻഡിങ് കമ്മിറ്റികൾ, ഗ്രാമസഭയുടെ നടത്തിപ്പ്.
ഡ്യൂട്ടീസ് ആൻഡ് റെസ്പോൺസിബിലിറ്റീസ്: പ്രസിഡന്റ്, സെക്രട്ടറി തുടങ്ങിയവരുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ.
TQM, ട്രാൻസ്പരൻസി, ഇ-ഗവേണൻസ്: ക്വാളിറ്റി സർക്കിൾ, സിറ്റിസൺ ചാർട്ടർ, RTI, RTS തുടങ്ങിയവ.
അനെക്സറുകളിൽ വിവിധ ഫോർമാറ്റുകളും (ജനന/മരണ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, ലൈസൻസുകൾ മുതലായവ) ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. ഈ മാന്വൽ ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ ഭരണനിലവാരം ഉയർത്താനും, പൗരസേവനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും സഹായിക്കുന്നു. ഇത് പ്രൈവറ്റ് സർക്കുലേഷനായി മാത്രമുള്ള ഡ്രാഫ്റ്റാണ്, കൂടുതൽ മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾക്ക് സാധ്യതയുണ്ട്.
What's Your Reaction?
Like
0
Dislike
0
Love
0
Funny
0
Angry
0
Sad
0
Wow
0
